Guia do comerciante para devoluções de ACH e códigos de devolução de ACH

Imagine uma empresa de varejo que acabou de lançar uma promoção de fim de semana e as transações estão chegando em massa.

Depois, um pesadelo.

Em vez de uma onda de pagamentos, eles começam a notar um pico de notificações de seus bancos. Os pagamentos da Câmara de Compensação Automatizada (ACH) não puderam ser concluídos e foram devolvidos às contas bancárias dos clientes.

Pânico.

Isso é mais comum do que você imagina. Isso ocorre porque há muitos fatores que afetam o processamento de pagamentos ACH, como informações incorretas ou contas inválidas. Esses fatores vêm com seus códigos de retorno ACH correspondentes, que podem ser confusos de entender.

Independentemente dos motivos, é como ter cheques devolvidos ou recusas de cartão de crédito. Algo acontece no meio do caminho e ninguém sai ganhando. O cliente pode ser cobrado pela devolução e o comerciante pode perder uma venda. Juntamente com estornos e outros tipos de pagamentos com falha, as devoluções de ACH precisam ser minimizadas a todo custo.

Neste artigo, discutiremos:

• O que são devoluções ACH
• Os códigos de retorno ACH comuns
• Como as empresas podem lidar com esses códigos
• Como as empresas podem minimizar as devoluções de ACH

O que são devoluções ACH?

As devoluções ACH ocorrem quando um pagamento eletrônico ou uma transferência de fundos (entrada ACH) feita por meio da rede ACH não pode ser processada. Essas devoluções abrangem entradas de débito e crédito.

Quando o pagador (o originador) inicia uma transação, seu banco (a instituição financeira depositária originadora ou ODFI) envia esse registro para processamento à operadora de ACH. Em seguida, a operadora de ACH transmite o registro ao banco do destinatário (a Receiving Depository Financial Institution ou RDFI). É a RDFI que envia uma notificação de retorno com um código de motivo de retorno de dois dígitos.

Por exemplo, digamos que um consumidor autorizou um serviço de streaming de música a debitar automaticamente o pagamento de sua assinatura mensal. Um cenário de retorno pode se parecer com o seguinte:

• O RDFI (banco do streamer) tenta transferir os fundos do ODFI (conta do consumidor).
• A conta do consumidor não tem fundos suficientes para cobrir o pagamento.
• O RDFI alerta o ODFI de que essa iniciação de pagamento foi rejeitada, com um código correspondente (R01 para "Insufficient Funds").

Observe que uma devolução de ACH é diferente de um estorno de ACH. O estorno ocorre quando o originador solicita o cancelamento de um pagamento ACH concluído. Isso se deve principalmente a um erro do originador (como inserir a conta bancária ou o valor em dólares incorretos). Por outro lado, um retorno de ACH é um pagamento rejeitado.

Uma devolução também pode ocorrer em uma data posterior. Isso significa que o pagamento ACH pode ser processado inicialmente e rejeitado posteriormente.

Isso é uma falsa esperança tanto para o cliente quanto para o comerciante!

Códigos comuns de retorno de ACH

Atualmente, há 85 códigos de devolução ACH que podem afetar contas de consumidores e não consumidores. Esses códigos podem ser amplamente categorizados em (1) preocupações com a conta e a autorização, (2) erros de transação e (3) problemas operacionais e de conformidade. Em geral, os códigos de devolução ACH têm um prazo de resposta de dois dias úteis.

Aqui estão alguns dos códigos mais comuns:

• R01: Fundos insuficientes
• R02: Conta encerrada
• R03: Sem conta/não foi possível localizar a conta
• R04: Estrutura de número de conta inválida (o número da conta não corresponde ao sistema de numeração do banco)
• R05: Débito não autorizado do consumidor usando o código SEC corporativo (uma transação foi feita sem a autorização do titular da conta, na maioria das vezes um pagamento recorrente)
• R06: ODFI Requested Return (o ODFI solicita a devolução da transação ACH, possivelmente devido a um erro de processamento)
• R07: Autorização revogada pelo cliente (o cliente acabou de revogar a autorização para um lançamento de débito recorrente)
• R08: Pagamento interrompido (o cliente solicitou a interrupção de um processo de pagamento)
• R09: Fundos não coletados (os fundos ainda não estão disponíveis na conta)
• R10: Originador desconhecido e/ou não autorizado a debitar a conta do destinatário (o destinatário relata uma transação não autorizada, imprópria ou inelegível)

Outros códigos que podem não ser tão comuns, mas ainda assim é bom saber, são:

• R13: Número de roteamento ACH inválido
• R15: Beneficiário ou titular da conta falecido
• R19: Erro no campo de valor
• R20: Conta sem transação (o pagamento foi enviado para uma conta limitada ou proibida)
• R23: Entrada de crédito recusada pelo receptor (o valor mínimo não foi enviado, portanto o receptor devolveu a entrada)
• R24: Entrada duplicada
• R29: Não autorizado pelo cliente corporativo
• R67: Devolução duplicada

Principais motivos para devoluções de ACH

Além da insuficiência de fundos, os motivos mais comuns para devoluções de ACH são:

• Informações incorretas sobre a conta. Um simples erro de digitação na conta bancária ou no número de roteamento pode gerar uma devolução.
• Problemas de autorização. O cliente não deu a devida autorização para os débitos automáticos.
• Contas fechadas e congeladas. A conta não existe mais ou foi congelada devido a questões legais ou investigações em andamento.

Efeitos negativos das devoluções de ACH

Uma devolução ocasional pode ser um pequeno inconveniente. Mas quando isso continua acontecendo (e em grandes quantidades), pode ser devastador. Esses incidentes podem interromper o fluxo de caixa, aumentar os custos operacionais e prejudicar o relacionamento com os clientes. 

Por exemplo, o comerciante teria que gastar mão de obra e recursos investigando o motivo da rejeição e informando o cliente desapontado para tentar pagar novamente.

Taxas e multas de devolução de ACH

Além disso, cada devolução pode vir acompanhada de uma taxa, que varia de US$ 2 a US$ 5. Isso depende do processador de pagamento e do código de devolução. Por exemplo, o ODFI paga ao RDFI US$ 4,50 por cada devolução devido a um débito ACH não autorizado (R05).

Além das taxas, as empresas que fizerem muitas devoluções (como débitos não autorizados) serão multadas. Elas podem até ser suspensas de fazer transações ACH. A Nacha, a associação bancária que supervisiona a rede ACH, estabeleceu um limite de 15% para a taxa de retorno geral. As empresas que ultrapassarem esse limite sofrerão sanções.

Como sua empresa pode lidar com os códigos de retorno ACH?

A interpretação desses códigos é a primeira etapa para resolvê-los com eficiência. Certifique-se de que você sabe diferenciá-los e de que está constantemente atualizado sobre quaisquer alterações, acréscimos ou exclusões. Acompanhar os anúncios do Nacha e as regulamentações do setor o ajudará a ficar por dentro desses códigos.

Aqui estão outras maneiras de lidar com as devoluções de forma eficaz:

• Monitore e analise as tendências das taxas de devolução: Analise as devoluções dos últimos meses e veja onde há problemas. Por exemplo, talvez você precise de um processo de autorização melhor se houver muitos R10s (transações não autorizadas).
• Comunique-se com seus clientes: Muitos desses códigos podem ser resolvidos simplesmente entrando em contato com o cliente e atualizando seus registros. Verifique regularmente seu banco de dados para garantir que todos os números de conta estejam corretos, inclusive interrompendo os pagamentos programados para aqueles que já cancelaram a assinatura/serviço. Entre em contato imediatamente com os clientes sempre que houver avisos de insuficiência de fundos ou interrupção de pagamentos.
• Estabeleça procedimentos de "nova tentativa": Muitos códigos são problemas temporários, como fundos não coletados. Certifique-se de que você tenha uma política/mecanismo que tente novamente a transação após alguns dias.
• Saiba quais devoluções podem ser contestadas (devolução não honrada): Uma devolução não honrada pode ser solicitada ao ODFI pelos seguintes motivos: a devolução era uma duplicata, foi encaminhada incorretamente, não foi emitida dentro do prazo estabelecido ou continha informações incorretas.

3 maneiras de minimizar os códigos de retorno ACH

Como em todas as coisas, é melhor prevenir do que remediar. Revise suas operações administrativas e procedimentos de processamento de pagamentos para garantir que eles possam lidar com qualquer cenário em potencial.

Aqui estão algumas outras práticas recomendadas:

• Adotar ferramentas de verificação mais robustas: Utilize ferramentas de verificação de conta que garantam a precisão, especialmente números de conta e de roteamento. Uma forma de o Trustly Pay garantir essa precisão é por meio de nosso acesso em tempo real a dados financeiros de nível bancário, o que reduz as falsas recusas e maximiza as taxas de aprovação.
• Estabelecer um sólido sistema antifraude e de gerenciamento de riscos: Muitos dos códigos tratam de atividades suspeitas ou fraudulentas, como R39 (documento de origem impróprio), R41 (código de transação inválido) e R44 (número de identificação individual inválido). TrustlyO mecanismo de risco da KPMG lida com isso usando o aprendizado de máquina para analisar constantemente as transações em sua base de comerciantes para identificar padrões e comportamentos suspeitos.
• Automatizar tarefas manuais: A entrada e o processamento manuais consomem muito tempo e são propensos a erros. A parceria com um processador de pagamentos pode simplificar todo o procedimento de transação para que você não precise se preocupar com informações incorretas ou desatualizadas. Por exemplo, a solução eCommerce da Trustly oferece processamento de pagamentos de ponta a ponta, desde a integração até o início e a cobrança.

Evitar códigos de retorno ACH com Trustly

Ajudamos algumas das maiores empresas dos EUA a entrar em conformidade com as regras da Nacha para devoluções ACH. Também podemos ajudá-lo a evitar fraudes de ACH.

Os códigos de devolução ACH lhe dão uma pista de onde você pode estar tendo problemas de pagamento. Você precisa estabelecer um sistema que os resolva de forma eficaz para evitar taxas, multas e um atendimento ao cliente abaixo da média. A parceria com a Trustly pode ajudá-lo a evitar essas situações por meio de nossas soluções Open Banking . Nossa conectividade com mais de 12.000 bancos garante que você obtenha informações de conta verificadas, processamento de transações simplificado e forte prevenção contra fraudes.

Agende uma reunião com um especialista para deixar de se preocupar com os códigos de retorno ACH.

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